Dyski w chmurze dla firm — ranking

Google Drive (Google Workspace) warto rozważyć przede wszystkim wtedy, gdy zespół pracuje już w aplikacjach Workspace. Dysk jest tu częścią pakietu biurowego, a nie tylko miejscem na pliki. Wersja biznesowa obejmuje dyski współdzielone, czyli przestrzenie na dokumenty zespołu, oraz bardziej rozbudowaną pomoc.¹ Workspace można wypróbować przez 14 dni.⁵

Google Drive (Google Workspace): funkcje potwierdzone u producenta

Google Drive (Google Workspace) łączy udostępnianie plików z aplikacjami pakietu i narzędziami zewnętrznymi. Google wskazuje możliwość tworzenia i importowania plików w aplikacjach takich jak Slack, Zoom, Salesforce, Atlassian i SAP.¹ Aplikacja Dysku na Androida i iOS skanuje dokumenty, po czym zapisuje je jako przeszukiwalne pliki PDF.¹ Na Dysk Google można przesłać pojedynczy plik do 5 TB, jeśli na koncie jest wystarczająco dużo miejsca²⁰.

Google opisuje organizację, która kopiuje szablony projektu do folderu na Dysku w ciągu 2 minut. To przykład sposobu pracy tej organizacji. Nie należy odczytywać go jako gwarantowanego czasu działania usługi.¹

Google Drive (Google Workspace): abonament za użytkownika, pojemność i limity

Google Drive (Google Workspace) ma różne przydziały miejsca i warunki zależnie od abonamentu. Jedna z podanych wartości to 30 GB wspólnego miejsca na dane na osobę.⁵ Wersje Business i Enterprise dają różne możliwości doboru przestrzeni.¹ Cennik pokazuje też promocje 50% przez 3 miesiące oraz 20% przez 3 miesiące; nie są to stałe ceny abonamentu.⁵

W opisie pakietu Workspace maksymalna długość spotkania wynosi 24 godziny.⁵ Parametr dotyczy spotkania, a nie plików. Nie należy więc uwzględniać go przy porównywaniu pojemności Dysku.

Google Drive (Google Workspace): dla jakiej firmy ma sens?

Google Drive (Google Workspace) pasuje do firmy, która chce prowadzić dokumenty zespołu w pakiecie biurowym i korzystać z jego integracji. Abonamenty Business Starter, Business Standard i Business Plus są dostępne dla maksymalnie 300 użytkowników; plany Enterprise nie mają dolnego ani górnego limitu użytkowników.⁵ Jeśli zespołowi wystarczy samo miejsce na pliki, przy wyborze warto uwzględnić również zakres pozostałych narzędzi Workspace⁴.

Najsilniejszym argumentem za Drive jest wspólna praca w Workspace, nie sama przestrzeń dyskowa. Dokument Google może być jednocześnie edytowany na maksymalnie 100 otwartych kartach lub urządzeniach²¹. Ten limit ma znaczenie przy pracy wielu osób nad jednym plikiem.

Microsoft OneDrive dla firm służy do pracy z plikami w środowisku Microsoft 365, zwłaszcza gdy zespół używa Teams i SharePoint. Udostępnione tam pliki można dodawać do OneDrive, a biblioteki synchronizować. Usługa przyjmuje pliki o rozmiarze do 100 GB.⁷ Dla takiego zespołu liczy się dostęp do dokumentów z narzędzi używanych na co dzień.

Microsoft OneDrive dla firm: funkcje potwierdzone u producenta

Microsoft OneDrive dla firm łączy pliki używane na platformie Microsoft 365 i udostępnia je na urządzeniach oraz w przeglądarce.⁷ Można tworzyć linki do udostępniania, nadawać wygasający dostęp i stosować skonfigurowane zasady. Administratorzy mają do dyspozycji raporty synchronizacji, etykiety poufności oraz narzędzia do zarządzania migracją.⁷ Pojedynczy plik synchronizowany przez OneDrive może mieć do 250 GB²².

Microsoft OneDrive dla firm: abonament za użytkownika, pojemność i limity

Microsoft OneDrive dla firm trzeba oceniać według pojemności wybranego planu Microsoft 365. Nie każda wartość z zestawienia pakietów Microsoft oznacza miejsce na pliki dla jednego pracownika. Poniższa tabela rozdziela podane parametry:

Dane w tabeli: 23

Pojemność skrzynki pocztowej nie zwiększa miejsca na OneDrive. Podobnie łączny limit planu wieloosobowego nie jest przydziałem dla jednej osoby. Przy wyborze liczy się właściwa wartość na użytkownika.

Microsoft OneDrive dla firm: dla jakiej firmy ma sens?

Microsoft OneDrive dla firm warto rozważyć, jeśli zespół porządkuje dokumenty w Microsoft 365 i pracuje także w Teams oraz SharePoint. Funkcje administracyjne i zasady udostępniania pomagają kontrolować dostęp do plików.⁷ Plan należy dobrać według pojemności na użytkownika, sposobu współdzielenia i zakresu administracji, nie według największej liczby TB w cenniku.

OneDrive jest mocnym kandydatem, gdy firmowe pliki stanowią część pracy w Microsoft 365. Plan Microsoft 365 Business Basic obejmuje 1 TB miejsca OneDrive na użytkownika²⁴. To przydział, który można odnieść do potrzeb konkretnego zespołu.

Dropbox Business może odpowiadać firmom, które często udostępniają pliki poza zespołem i potrzebują możliwości ich odzyskiwania. W porównaniu funkcji producent wymienia 3 prośby o podpis miesięcznie w zestawionych wariantach.²⁵ Przy wyborze liczą się również miejsce dla zespołu, okres historii plików i limit transferu. W planie Dropbox Standard usunięte pliki można odzyskać przez 180 dni²⁵.

Dropbox Business: funkcje potwierdzone u producenta

Dropbox Business oferuje odzyskiwanie plików, ochronę udostępnianych materiałów hasłem, znak wodny i historię wyświetlania.⁹ Producent wskazuje też integracje z narzędziami bezpieczeństwa.⁹ Dropbox Replay służy do recenzowania treści kreatywnych; w zestawieniu planów pojawia się limit 4 przesłanych plików, a także recenzje na żywo, wersje i współpraca nad filmem.²⁵ Plan Dropbox Advanced pozwala odzyskiwać usunięte pliki przez rok²⁵.

Dropbox Business: abonament za użytkownika, pojemność i limity

W Dropbox Business miejsce dla całego zespołu i limit transferu plików to osobne wartości. Zestawienie producenta podaje poniższe parametry porównywanych wariantów.²⁵ Obecny plan Dropbox Standard zaczyna się od 3 TB miejsca współdzielonego przez zespół, natomiast 5 TB oferuje Standard Classic²⁶.

Dane w tabeli: 27

Okres 180 dni dotyczy przywracania usuniętych plików w pierwszym wariancie tabeli. Pozostałe warianty mają roczną historię.²⁵ Limit transferu określa wielkość przekazywanych materiałów, a nie dostępną przestrzeń zespołu.

Dropbox Business: dla jakiej firmy ma sens?

Dropbox Business pasuje do zespołu, który regularnie wysyła klientom duże materiały i potrzebuje historii plików. Warianty z miejscem od 3000 GB i od 15 000 GB różnią się także minimalną liczbą użytkowników oraz okresem odzyskiwania.²⁵ Gdy firma przekazuje materiały większe niż 100 GB, znaczenie ma wariant pozwalający przesłać do 250 GB.^25,27

Dropbox warto porównywać przez sposób wymiany plików i potrzebny okres odzyskiwania. W obecnym planie Dropbox Standard pojedynczy transfer może mieć do 100 GB²⁶. To limit inny niż miejsce przeznaczone na przechowywanie danych.

Box może zainteresować firmy, które chcą zarządzać dokumentami i współpracą na platformie z licznymi integracjami. Producent wymienia wśród zastosowań prezentacje sprzedażowe, specyfikacje produktów i podręczniki pracownicze.²⁸ Przy wyborze liczą się konkretne powiązania z używanymi aplikacjami, zasady dostępu i koszt planu.

Box: funkcje potwierdzone u producenta

Box łączy współpracę nad treścią, zabezpieczenia chmurowe i podpis elektroniczny.²⁸ Producent deklaruje ponad 1500 integracji z aplikacjami.²⁸ Ta liczba określa wielkość katalogu platformy. Nie oznacza, że każda integracja lub funkcja jest dostępna w każdym abonamencie.

Box: abonament za użytkownika, pojemność i limity

Box najlepiej porównywać na poziomie planu: cena licencji za użytkownika, przydział miejsca i limit przesyłania plików to różne parametry. W całkowitym koszcie firmowego wdrożenia trzeba uwzględnić również licencje osób zarządzających dokumentami. Katalog ponad 1500 integracji nie mówi, ile miejsca otrzyma firma ani ile zapłaci za abonament.

Box: dla jakiej firmy ma sens?

Box ma sens, gdy firma przechowuje różne dokumenty i chce powiązać ich obieg z używanymi aplikacjami. Przed wyborem trzeba zestawić uprawnienia, pojemność i koszt konkretnego planu. Nie należy przypisywać całej platformie jednakowych warunków. O decyzji powinien przesądzać sposób zarządzania treścią, nie sama liczba integracji.

Nextcloud Hub daje firmie wybór miejsca działania środowiska: własna infrastruktura, wybrany dostawca hostingu albo konfiguracja hybrydowa.¹⁰ Producent opisuje Hub jako modułową platformę narzędzi do pracy i współpracy.¹⁰ Taki model pozwala kontrolować wdrożenie, ale przy kalkulacji trzeba uwzględnić jego utrzymanie, nie tylko subskrypcję.

Nextcloud Hub: funkcje potwierdzone u producenta

Nextcloud Hub to rozwiązanie 100% open source, czyli z otwartym kodem źródłowym; producent wskazuje też licencjonowanie copyleft.¹⁰ W modelu on-premises firma zarządza własną infrastrukturą i może kontrolować, kto, kiedy oraz jak uzyskuje dostęp do danych.¹⁰ Dostęp do kodu nie sprawia, że wdrożenie i administracja stają się bezkosztowe.

Nextcloud Hub: abonament za użytkownika, pojemność i limity

Ceny subskrypcji Nextcloud Hub zależą od wariantu wsparcia i liczby użytkowników. Tabela pokazuje stawki producenta w euro za użytkownika rocznie. Nie obejmują one kosztu infrastruktury do przechowywania plików.¹¹

Cennik przewiduje stawki od 100 użytkowników i od 200 użytkowników oraz możliwość uzyskania oferty; nie wskazuje progu 250 użytkowników.¹¹ Deklarowany czas odpowiedzi zależy od wariantu wsparcia i wagi sprawy. Wynosi 2 dni robocze, 1 dzień roboczy albo 1, 4, 12 lub 24 godziny.¹¹ Odpowiedź na zgłoszenie nie oznacza jeszcze usunięcia awarii.

Nextcloud Hub: dla jakiej firmy ma sens?

Nextcloud Hub odpowiada organizacji, która chce kontrolować miejsce przechowywania danych i potrafi zarządzać wdrożeniem lub zleci to dostawcy. Stawki subskrypcji zaczynają się od progu 100 użytkowników, więc nie przekładają się wprost na koszt mniejszego zespołu.¹¹ W porównaniu z gotowym dyskiem chmurowym trzeba policzyć osobno infrastrukturę, administrację i wsparcie.

Nextcloud pozwala wybrać model wdrożenia. Sama stawka subskrypcji nie obejmuje jednak całego utrzymania. W firmowym budżecie trzeba uwzględnić także obsługę środowiska.

Proton Drive to propozycja dla firm, które szczególnie dbają o prywatność plików. Trzeba jednak odróżnić plan zespołowy od pakietów dla osób prywatnych. Producent przedstawia Drive Professional z 1 TB na użytkownika jako usługę przechowywania i współpracy dla zespołów.¹³ Znaczenie mają również sposób udostępniania dokumentów i dostępne funkcje administracyjne.

Proton Drive: funkcje potwierdzone u producenta

Proton Drive pozwala wspólnie pracować nad zaszyfrowanymi arkuszami kalkulacyjnymi, także z formułami i wykresami.¹² Może się to przydać przy prowadzeniu raportów lub zestawień finansowych. Samo szyfrowanie arkuszy nie opisuje jednak zasad dostępu do innych plików. Nie określa też sposobu zarządzania użytkownikami w wybranym planie.

Proton Drive: abonament za użytkownika, pojemność i limity

Proton Drive oferuje plany o różnej pojemności. W tym zestawieniu tylko przy Drive Professional podano limit przypisany użytkownikowi zespołu.¹³ Pozostałe pakiety mają inne przeznaczenie, więc nie są odpowiednikami abonamentu firmowego.

Dane w tabeli: 12,13

Producent podaje 30-dniową gwarancję zwrotu pieniędzy przy przedstawionych płatnych pakietach.¹² Pojemność Family lub Duo nie jest przydziałem dla pracownika w Drive Professional. W kalkulacji zespołu należy posługiwać się parametrami planu firmowego.

Proton Drive: dla jakiej firmy ma sens?

Proton Drive warto rozważyć, gdy zespół chce pracować w usłudze nastawionej na prywatność i potrzebuje 1 TB na użytkownika.¹³ Pakiety osobiste, rodzinne i zespołowe służą różnym odbiorcom, dlatego sama pojemność nie pozwala ich uczciwie zestawić. Przy wyborze planu firmowego ważniejsze są wymagane zasady współdzielenia i kontroli dostępu niż największa liczba TB w ofercie Proton.

Proton Drive dla firmy należy oceniać przez plan zespołowy. Pakiet rodzinny ma inne przeznaczenie. Jego pojemność nie zastępuje parametrów Drive Professional.

Tresorit może odpowiadać firmom, dla których ważne są szyfrowanie i kontrola dostępu podczas współpracy. Producent deklaruje szyfrowanie end-to-end w modelu zero-knowledge: dostawca nie ma dostępu do treści przechowywanych plików. Podaje też, że z usługi korzysta ponad 11 000 organizacji.²⁹ Przy wyborze trzeba rozdzielić limit przesyłania pliku, limit udostępniania łączem i liczbę użytkowników planu.

Tresorit: funkcje potwierdzone u producenta

Tresorit umożliwia udostępnianie plików do 5 GB przez zaszyfrowane łącza. Można dodać do nich hasło, datę wygaśnięcia lub limit pobrań.¹⁴ Administrator może wymagać weryfikacji dwuetapowej, czyli dodatkowego potwierdzenia logowania. Może również wskazać systemy operacyjne i platformy mobilne dopuszczone do dostępu.¹⁴

Tresorit: abonament za użytkownika, pojemność i limity

W Tresorit ilość zaszyfrowanego miejsca na użytkownika zależy od planu.¹⁴ Producent podaje limity pliku przesyłanego do przechowywania: 15 GB, 10 GB i 20 GB. Nie są to pojemności konta.¹⁴ Zestawienie obejmuje plan od 3 użytkowników, wariant dla 1 użytkownika i ofertę z liczbą użytkowników ustalaną indywidualnie.¹⁴

Tresorit: dla jakiej firmy ma sens?

Tresorit warto rozważyć przy udostępnianiu poufnych plików, gdy firma potrzebuje zasad dostępu i wyboru regionu danych. Producent opisuje regionalną lokalizację danych oraz zabezpieczenia wspierające wymagania RODO. Korzystanie z usługi nie zastępuje jednak firmowej oceny zgodności.²⁹ W wariancie Enterprise pomoc telefoniczna działa od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00–18:00 CET.¹⁴

Za Tresorit przemawiają ochrona plików i kontrola ich udostępniania. Przed wyborem trzeba odnieść limity planu do wielkości firmowych materiałów. Szczególnie ważne jest odróżnienie przesyłania pliku od udostępniania go łączem.

MEGA dla Firm może pasować zespołowi, który współdzieli i synchronizuje foldery oraz zarządza kontami użytkowników.³⁰ MEGA ma również plan darmowy z 20 GB miejsca. Jego parametrów nie należy jednak przenosić na konto biznesowe.¹⁵

MEGA: funkcje potwierdzone u producenta

MEGA dla Firm pozwala udostępniać zespołowi foldery synchronizowane z komputerami jego członków.³⁰ W panelu administracyjnym można dezaktywować i ponownie aktywować konta oraz edytować profile użytkowników.³⁰ Producent wymienia ponadto czat, rozmowy audio i wideo oraz udostępnianie ekranu.³⁰

MEGA nazywa kopią zapasową synchronizację jednokierunkową, która automatycznie przesyła zmiany z komputera do usługi.³⁰ Nie jest to to samo co niezależny backup. Ten drugi wymaga własnych zasad przechowywania i odtwarzania danych.

MEGA: abonament za użytkownika, pojemność i limity

W cenniku MEGA widnieje wariant z 200 GB pojemności oraz opłata 4,17 € za TB dodatkowej pojemności i transferu. Stawka obejmuje oba zasoby.¹⁵ Cennik pokazuje też 3,56 € i 11,89 € miesięcznie po opodatkowaniu, ale kwoty te same w sobie nie określają kosztu konta biznesowego na użytkownika.¹⁵ Wśród warunków pojawia się także okres do 30 dni w trybie tylko do odczytu.¹⁵

MEGA: dla jakiej firmy ma sens?

MEGA dla Firm odpowiada zespołowi potrzebującemu wspólnych folderów, synchronizacji komputerów i centralnego zarządzania kontami.³⁰ Przy liczeniu kosztów ważne jest zużycie miejsca oraz transferu, bo cennik przewiduje opłaty za dodatkowe TB.¹⁵ Ani pojemność darmowego planu, ani pojedyncze kwoty z cennika nie opisują całego abonamentu firmowego.

MEGA warto oceniać przez sposób współdzielenia plików. Trzeba też uwzględnić łączne zużycie przestrzeni i transferu. Oba zasoby wpływają na rachunek.

Sync.com może zainteresować firmy, które chcą synchronizować pliki i udostępniać je zespołowi. Przy wyborze planu liczą się wymagane uprawnienia i pojemność. Ważny jest też sposób rozliczenia, ale deklarowana oszczędność przy płatności rocznej nie powinna sama przesądzać o decyzji.

Sync.com: funkcje potwierdzone u producenta

Sync.com zapewnia automatyczną synchronizację i udostępnianie plików. Producent oferuje 30-dniowy bezpłatny okres próbny, w którym można rozpocząć przesyłanie danych.¹⁶ Długość okresu próbnego nie mówi, jak długo usługa przechowuje usunięte dokumenty.

Sync.com: abonament za użytkownika, pojemność i limity

Sync.com pozwala płacić miesięcznie lub rocznie. Przy rozliczeniu rocznym producent deklaruje oszczędność do 25%.¹⁶ To górna granica oszczędności, nie cena planu ani ilość miejsca na użytkownika. W firmowej kalkulacji należy zestawić ten sam plan i tę samą liczbę kont dla obu sposobów płatności.

Sync.com: dla jakiej firmy ma sens?

Sync.com kieruje wariant z szerszą kontrolą nad organizacją do firm mających co najmniej 100 użytkowników. W jego opisie producent wymienia opiekuna konta i opcje szkolenia.¹⁶ Mniejszy zespół powinien ocenić funkcje potrzebne mu do codziennego współdzielenia plików. Nie należy przypisywać mu warunków wariantu dla dużej organizacji.

Sync.com najlepiej porównywać na poziomie konkretnego planu. Ma to szczególne znaczenie, gdy firma potrzebuje administracji dla dużego zespołu. Sama nazwa usługi nie określa zakresu kontroli.

Egnyte może pasować firmom, które chcą połączyć współdzielenie plików z kontrolą nad dokumentami. Producent opisuje wspólne repozytorium oraz pracę na plikach w chmurze z aplikacji komputerowych.³¹ O wyborze powinny decydować wymagane zasady dostępu i obieg dokumentów, a nie wyłącznie pojemność dysku.

Egnyte: funkcje potwierdzone u producenta

Egnyte pozwala zbierać i udostępniać dokumenty podczas obsługi nowych klientów oraz otwierania kont.¹⁷ Producent opisuje również identyfikowanie zagrożeń dotyczących danych w usługach innych dostawców i źródłach lokalnych.¹⁷ W zastosowaniach branżowych wymienia przesyłanie danych laboratoryjnych do chmury z pełnym śladem audytowym, czyli zapisem działań na danych. Odnosi się też do wymagań FDA 21 CFR Part 11.¹⁷

Egnyte: abonament za użytkownika, pojemność i limity

Egnyte umożliwia odtwarzanie w podglądzie plików wideo o wielkości do 2 GB.¹⁷ Ten limit dotyczy podglądu. Nie jest ani przydziałem miejsca na użytkownika, ani limitem przesyłania pliku. W kalkulacji abonamentu trzeba oddzielić liczbę licencji od pojemności i funkcji planu.

Egnyte: dla jakiej firmy ma sens?

Egnyte warto rozważyć, gdy organizacja musi kontrolować obieg dokumentów między pracownikami, klientami i źródłami danych. Producent opisuje środowisko do ochrony CUI, czyli informacji o kontrolowanym dostępie w amerykańskich zamówieniach. Wymienia też przygotowanie do oceny CMMC 2.0.¹⁷ To zastosowania branżowe, nie potwierdzenie zgodności każdej firmy korzystającej z usługi.

Egnyte należy dobierać do zasad zarządzania dokumentami. Istotne są również wymagania dotyczące dostępu do danych. Sama pojemność nie rozstrzyga o wyborze.